Ambulanten Pflegedienst gründen: Infos und Tipps für Neugründer

Die Menschen werden auf Grund der gesundheitlichen Lage immer älter und die geburtenstarken Jahrgänge in Deutschland näheren sich langsam dem Rentenalter. Aktuell gibt es etwa 3 Millionen Pflegebedürftige in Deutschland, und Experten gehen davon aus, dass es 2030 etwa vier Millionen Menschen mit einem Pflegegrad geben wird. Ebenfalls interessant: Rund Zweidrittel aller Pflegebedürftigen werden derzeit zu Hause versorgt. Die häusliche Pflege boomt – und bietet Potential für eine wachsende Branche. Die Zeichen stehen gut, um einen ambulanten Pflegedienst zu gründen! Erfahren Sie auf dieser Seite, worauf Sie dabei achten sollten und was die Voraussetzungen sind.

• Grundsätzliche Gedanken zur Gründung eines ambulanten Pflegedienstes

• Die Basis des Businessplans – von der Markt- und Standortanalyse bis zur Rechtsform

• Der Kern des Businessplans: Die Finanzplanung Ihres ambulanten Pflegediensts

• Der Versorgungsvertrag

• Qualitätsmanagement: Die Pflegedokumentation in einem ambulanten Pflegedienst

• Personalplanung: Die Suche nach guten Pflegefachkräften

• Weitere Voraussetzungen: Räumlichkeiten, Fuhrpark-Flotte und Hilfsmittel eines ambulanten Pflegedienstes

• Weitere Voraussetzungen: Versicherungen, Institutionskennzeichen, Verträge und mehr

• Passende Software für ambulante Pflegedienste

• Berufsverbände und Beratungen

• Abschließender Tipp: Lassen Sie sich nicht alles gefallen

Die Idee, einen ambulanten Pflegedienst zu gründen, kommt nicht aus dem heiteren Himmel. Sie haben sicherlich schon lange mit dem Gedanken gespielt und möchten nun alle Vor- und Nachteile, alle Potentiale, aber auch Risiken abwägen. Ihnen muss bewusst sein: Wer einen Pflegedienst eröffnet, ist von nun an Unternehmer und Arbeitgeber. Mit allen Rechten, Pflichten und Verantwortungen. Sind Sie als Unternehmer geeignet? Können Sie neben dem fachlichen Know-How auch gut mit Geld und Angestellten umgehen? Wie schätzen Sie Ihr Selbst- und Zeitmanagement ein? Und haben Sie die nötige Rückendeckung oder stößt Ihr Plan im privaten Umfeld eher auf Kopfschütteln? Seien Sie bei der Beantwortung dieser Fragen ehrlich mit sich selbst.

Machen Sie sich bewusst, dass die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes unterschiedliche Herausforderungen bieten kann – je nachdem, welchen Hintergrund Sie haben:

• Kommen Sie aus der Pflege, haben Sie den Vorteil, dass Sie die Branche kennen und Ihnen Themen wie Qualitätsmanagement leicht fallen werden. Aber betriebswirtschaftliche sowie juristische Themen müssen Sie sich noch aneignen.

• Sind Sie Betriebswirt, fällt Ihnen das Leiten eines Unternehmens wahrscheinlich nicht so schwer. Hier fehlt Ihnen aber vorerst noch das Wissen rund um die Pflege. Ist es überhaupt möglich, sich dieses „nebenher“ anzueignen? Oder versuchen Sie eher, starke Partner zu suchen, die das fachliche Know-How bereits mitbringen?

Ein weiterer Grundgedanke zum Thema „Ambulanten Pflegedienst gründen“ betrifft die Zeit. Machen Sie sich bewusst, dass sich ein Pflegedienst nicht mal eben eröffnen lässt: Ist alles geplant und geklärt, müssen Sie davon ausgehen, dass abschließend noch einmal gut 4 bis 6 Wochen vergehen können, bis die Pflegekassen die Vergütungsvereinbarungen bestätigt haben. So lange sitzen Sie und ihr einsatzbereiter Pflegedienst auf heißen Kohlen. Sie haben dann bereits laufende Kosten, aber keinerlei Einnahmen! Alles in allem, vom Beginn der Gründung bis zum Start, lassen sich in der Regel gut drei Monate veranschlagen.

Gerade die Anfangsphase kann manchen Pflegediensten finanziell zum Verhängnis werden. Deshalb sollten Sie auch rechtzeitig dafür sorgen, erste Patienten für Ihren Pflegedienst zu gewinnen. Wenn Sie erst dann aktiv nach möglichen Pflegebedürftigen suchen, wenn Sie offiziell starten können, wird sich alles um Monate verzögern. Auf der anderen Seite ist aber schwer, potentiellen Kunden einen genauen Starttermin zu nennen. Für einen jungen Pflegedienst ist es also entscheidend, den richtigen Zeitpunkt abzuwägen und die richtige Menge an Erstkunden zu akquirieren.

Wenn Sie all diese Grundlagen im Hinterkopf behalten, kann bei der Gründung eigentlich nichts mehr schief gehen. Die konkreten Planungen sind aber noch offen. Welche das sind, erfahren Sie hier in unserem Ratgeber.

Markt- und Standortanalyse

Der erste Schritt zur Businessplanung ist die Markt- und Standortanalyse. Beides geht Hand in Hand; das eine lässt sich ohne das andere nicht betrachten. Wo gedenken Sie, Ihren Pflegedienst zu gründen und wie groß ist das Einzugsgebiet? Schauen Sie sich das Umfeld an und finden Sie heraus, wie die Altersstruktur und Einwohnerzahl sind und welche Konkurrenten es im Umkreis gibt.

Wissen Sie bereits jetzt, welche Kunden Sie ansprechen wollen (ggf. spezielle Zielgruppen), können Sie diese Erkenntnis direkt mit einbeziehen. Ist vielleicht die Nachfrage bereits gesättigt? Und was spricht für diesen Standort? Neben Informationsquellen wie das Internet, Branchenbücher oder Behörden kann auch eine Spritztour durch das Einzugsgebiet hilfreich sein, um ein Gefühl über die Bevölkerung zu bekommen. Ggf. stellt sich ja bereits an dieser Stelle heraus, dass Sie von vornherein einen anderen Standort wählen sollten.

Alleinstellungsmerkmal

Positionieren Sie sich auf dem Markt! Was wollen Sie bieten, was Ihre Konkurrenz nicht hat? Wie heben Sie sich ab? Wie ist Ihr Alleinstellungsmerkmal, auch kurz USP (für Unique Selling Proposition)?

Möglicherweise haben Sie Ihr USP ja bereits in der Standortanalyse gefunden: Wenn der Bedarf groß ist, aber kein Pflegedienst weit und breit zu finden ist, ist der Erfolg sicher. Aber meist sind es ganz andere USPs, die einen Pflegedienst auszeichnen. Beispielsweise können Sie das Pflegegebiet eingrenzen (z. B. Kinderpflege, Palliativversorgung oder Intensivpflege). Oder aber Sie stellen bestimmte Werte in den Fokus Ihres Pflegedienstes. Sprechen Sie mit Ihren potentiellen Kunden über Ihre Geschäftsidee und erfahren Sie, wie diese ankommt.

Kundengewinnung

Teil Ihres Businessplans ist auch, zu benennen, wie Sie Ihre Kunden gewinnen möchten. Drei Zielgruppen kommen grundsätzlich in Frage – wobei es nicht verpflichtend ist, alle ansprechen zu müssen.

• Pflegebedürftige: Möchten Sie die Pflegebedürftigen direkt erreichen, müssen Sie Werbemittel einsetzen, die i. d. R. von älteren Menschen konsumiert werden. Das ist meist Werbung in Papierform – ob im Anzeigenblatt oder in Form von Flyern (die man z. B. beim Friseur oder Bäcker auslegen darf).

• Angehörige: Platzieren Sie sich auf Empfehlungsportalen! Auch Werbung bei Google oder Facebook ist wichtig. Als Grundlage ist eine professionell gestaltete, seriöse Webseite unerlässlich.

• Mittler: Unter Mittler sind Krankenhäuser oder Pflegestützpunkte gemeint – eine nicht zu unterschätzende Zielgruppe. Hier sollten Sie in Ihrer Gründungsphase persönlich vorstellig werden. Erzählen Sie von Ihren Background und von Ihrem Plan. Visitenkarten und Flyer sind als Hilfsmittel empfehlenswert.

Rechtsform

Ganz am Anfang müssen Sie sich auch entscheiden, welche Rechtsform Sie für Ihr zu gründendes Unternehmen wählen. Der unkomplizierteste Weg ist die Selbstständigkeit: Sie starten als Einzelunternehmer, haften dann aber mit Ihrem kompletten Privatvermögen. Außerdem gibt es in Pflegediensten immer Angestellte – die Verantwortung ist also nicht gering. Nicht anders ist es, wenn man mit anderen eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründet. Andere Möglichkeiten hingegen sind die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt). Beides schützt Ihr Privatvermögen, aber unter Umständen bleiben Sie weiterhin als Geschäftsführer*innen in gewissem Maße haftbar. Außerdem haben eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) strengere Buchhaltungspflichten.

Es gibt bei der Wahl der Rechtsform keine Empfehlungen. Am besten sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber. Überhaupt empfiehlt es sich, die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen – auch bereits in der Gründungsphase. Planen Sie übrigens, einen bestehenden Pflegedienst zu übernehmen, sollten Sie das nicht ohne die Beratung von Experten tun!

Name & Markenrecht

Schließlich sollten Sie sich auch überlegen, wie Ihr Pflegedienst heißen wird. Ebenso kann es nicht schaden, einen Grafikdesigner mit dem Erschaffung eines Logos oder gar eines ganzen Unternehmens-Designs (Corporate Design) inklusive Farbstil, Briefbögen etc. zu beauftragen. Wichtig ist aber, dass Sie mit dem Namen und der Bildmarke (also Ihrem Pflegedienst-Logo) gegen keine Markenrechte verstoßen. Gibt es bereits Pflegedienste mit einem sehr ähnlichen Namen? Hat jemand einen bestimmten Namen schützen lassen? Gerade zu letztem hilft die Website des deutschen Patent- und Markenamts.

Wie bereits erwähnt, ist die Unterstützung eines Steuerberaters gerade in der Gründungsphase wichtig – vor allem dann, wenn Sie selbst kein gelernter Betriebswirt sind. Denn der Businessplan soll genau nennen, mit welchen Kosten Sie rechnen werden und wie Sie den Umsatz und den Gewinn der kommenden Jahre einschätzen.

In erster Linie hilft Ihnen der Businessplan dabei, diese Zahlen für sich selbst zu kalkulieren. Aber vor allem dann, wenn Sie ein Gründerkredit benötigen, ist ein solider Businessplan unerlässlich. Haben Sie (vor allem mit Blick auf die ersten Monate, die Ausgaben verursachen, aber noch nichts einnehmen) ausreichend Rücklagen? Wie viel benötigen Sie, um auch in schlechten Zeiten liquide zu bleiben? Benötigen Sie einen Einstiegskredit, sind die Angebote der Bank für Sozialwirtschaft (BFS) oder der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) meist die erste Wahl, um einen Pflegedienst zu gründen. Lassen Sie sich von der IHK oder von einem Berufsverband beraten.

Die Kosten Ihres zu gründenden Pflegedienstes lassen sich in die drei folgenden Gruppen unterteilen.

Neben den grundlegenden Planungen (die im Prinzip sämtliche Unternehmensgründungen betreffen), spielen im Gesundheitswesen vor allem die Versorgungsverträge eine sehr wichtige Rolle. Die Versorgungsverträge geben genau vor, wie die Arbeit eines ambulanten Pflegedienstes abläuft und müssen ausgiebig studiert werden. Unterschieden wird zwischen zwei Arten von Versorgungsverträgen:

• Leistungen aus der Pflegeversicherung werden in einem Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI (elftes Sozialgesetzbuch) geregelt. Hierunter fallen die grundsätzlichen Leistungen der ambulanten Pflege.

• Leistungen aus der Krankenversicherung werden in einem Versorgungsvertrag nach § 132a SGB V (fünftes Sozialgesetzbuch) geregelt. Diese Leistungen betreffen die häusliche Krankenpflege. Diese findet meist nach einer Operation / einem Krankenhausbesuch statt und ist zeitlich befristet.

Das A und O eines Pflegedienstes betrifft das Qualitätsmanagement. Die Regeln sind in dieser Branche verständlicherweise streng. Die Vorgaben dazu finden Sie in den Versorgungsverträgen, die für Ihre Region entscheidend sind. Darüber hinaus gibt es noch weitere Richtlinien, die Sie bei der Gründung beachten müssen. (Klicken Sie für weitere Details auf die folgenden Punkte.)

All diese Dokumente bieten mehr als nur ein Leitbild, sondern sind klare Vorgaben zur Planung und Durchführung einer Pflegedokumentation und der Qualitätssicherung. Vor allem helfen diese Richtlinien dabei ein Pflegekonzept und ein Muster für die Pflegedokumentation zu entwickeln.

Die Personalplanung ist bei einem ambulanten Pflegedienst nicht bloß ein Teil des Businessplans, sondern ist gesetzlich fest verankert. Vor allem die Versorgungsverträge geben genau vor, wie die Belegschaft eines ambulanten Pflegedienstes aussehen muss. Beachten Sie aber, dass die Vorgaben bundeslandspezifisch sind. Grundsätzlich lässt sich folgendes definieren.

• Pflegedienstleitung: Entweder sind Sie selbst als verantwortliche Fachkraft tätig oder aber haben jemanden als Partner an Ihrer Seite oder jemanden entsprechend eingestellt. Bei der Gründung muss nachgewiesen werden, dass die leitende Fachkraft eines Pflegedienstes in den letzten 8 Jahren mindestens 2 Jahre als Pflegefachkraft gearbeitet haben muss (hauptberuflich und sozialversicherungspflichtig). So schreibt es § 71 SGB XI vor. Je nach Versorgungsvertrag müssen Sie davon ggf. 1 Jahr explizit in einem ambulanten Pflegedienst gearbeitet haben. Außerdem sind Weiterbildungen für die leitende Funktion notwendig (mindestens 460 Stunden).

• Mitarbeiter: Ein Pflegedienst muss Mitarbeiter haben. Je nach Bundesland sind 3 bis 7 Mitarbeiter (letzteres z. B. in Berlin) die Grundvoraussetzung. Gemeint sind hierbei Angestellte – also keine Minijobber, Selbstständige oder sonstige Subunternehmer.

Das Personal ist eines der größten Knackpunkte in der Gründung, denn der Fachkräftemangel darf nicht außer Acht gelassen werden. Die steigende Zahl der Pflegebedürftigen hat einen wahren Kampf um die Pflegefachkräfte ausgelöst. Aus diesem Grund muss das Thema Personal bei Ihnen ganz weit oben auf der To-Do-Liste stehen!

Beachten Sie auch, dass bis zum eigentlichen Start (also nach der langen Durststrecke bis zur Bestätigung der Versorgungsverträge) auch jemand abspringen kann. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten und auch im Businessplan thematisieren. Es wäre fahrlässig, wenn Sie Ihren mühsam aufgebauten Pflegedienst doch nicht starten können, weil jemand fehlt. Planen Sie also nicht mit der Mindestanzahl – sicherheitshalber haben Sie mehr Angestellte als notwendig.

Neben den üblichen Investitionen müssen in der Gründungsphase auch bestimmte Dokumente zusammengetragen werden. Die Versorgungsverträge fordern bestimmte Unterlagen, die beim Antrag in Kopie mitgesendet werden müssen. Auch für den Businessplan sind manche Unterlagen erforderlich. Details entnehmen Sie bitte den Versorgungsverträgen oder erfragen diese bei einem Berufsverband. Hier finden Sie eine Auflistung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

• Institutionskennzeichen

• Steuernummer

• Mitteilung an das Gesundheitsamt

• ggf. Handelsregisterauszug & Gesellschaftervertrag (z. B. bei GmbH)

• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft für Wohlfahrtspflege

• Arbeitgeber-Kontonummer beim Arbeitsamt

• Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

• Inhaltsversicherung

• KFZ-Versicherungen

• Abrechnungsunternehmen wählen

Behandeln Sie die Wahl des Abrechnungsdienstleisters bereits in Ihrem Businessplan. DMRZ.de ist beispielsweise für Neugründer in der Pflege wie geschaffen.

DMRZ.de bietet Neugründern ein umfassendes Paket an Software an – von der Pflegedienstplanung über die Pflegedokumentation bis zur Abrechnung mit den Kassen. Das sind die Vorteile:

Pflege-Verbände sind bei der Gründung eines Pflegedienstes hilfreich; je nach Region ist die Mitgliedschaft in einem Berufsverband sogar unerlässlich. Hier finden Sie wichtige Beratungen unserer Kooperationspartner – speziell für Neugründer. Die wichtigsten Links haben wir für Sie zusammengetragen.

Alles, was Sie zur Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes wissen müssen, lässt sich nur schwer zusammenfassen. Aber unser Ratgeber hat einen ersten Überblick zum Thema geboten.

Für das weitere Vorgehen sollten Sie diese Empfehlung von Dr. Christian Schieder, Bundesgeschäftsführer des Berufsverbands ABVP, immer im Hinterkopf behalten:

„Was mir aus praktischer Erfahrung immer wieder begegnet, ist der Umstand, dass viele Pflegedienstinhaber sich zu wenig behaupten, insbesondere vor den Kranken- und Pflegekassen bzw. auch vor Ihren Kunden. Pflegedienste lassen sich zu viel von den Kassen gefallen und erheben kaum das Wort. Dabei sind die rechtlichen Bedingungen häufig klar und Probleme können z. B. durch eine starke Berufsvertretung wieder aus der Welt geschafft werden.

Auch gegenüber den Kunden habe ich häufig das Gefühl, dass die Dienste zu viele Leistungen erbringen, für die sie keine Vergütung erhalten. Sie sind aber Unternehmer und haben Mitarbeiter zu bezahlen. Wer hier nachlässt, wird bald seine Mitarbeiter nicht mehr bezahlen können.“