23.12.24 Heilmittel, Hilfsmittel, Krankentransport, Pflege

Ab Januar 2025: So empfangen Leistungserbringer:innen E-Rechnungen

Erfahre heute, welche Formate es für E-Rechnungen gibt und wie Du sie einfach und unkompliziert empfangen und auslesen kannst.

Wie bereits beschrieben, wird es für Heilmittelerbringer:innen, Pflegedienste und andere Leistungserbringer:innen ab 1. Januar wichtig, E-Rechnungen empfangen und öffnen zu können. Damit Dir der Umstieg gelingt, wollen wir von DMRZ.de einige Tipps geben. In diesem Beitrag erklären wir, welche Formate es für E-Rechnungen gibt und zeigen, wie Du sie empfangen und öffnen kannst.

Verwirrend: Kein einheitliches Format bei E-Rechnungen

Während die Papier-Rechnung in manchen Fällen zukünftig der E-Rechnung weicht, musst Du dich mit dem Umstieg an eine Reihe neuer Begriffe vertraut machen. Das fängt schon beim Format der E-Rechnungen an: Zwar sind sie dadurch charakterisiert, dass sie laut EU-weiter Richtlinie in ihrer Form der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, ein einheitliches Datenformat existiert für sie aber nicht.

Zunächst einmal ist wichtig, dass Dateien im PDF-Format ab 2025 vom Gesetzgeber nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Grund ist: E-Rechnungen haben die Form eines strukturierten, maschinenlesbaren Datensatzes – PDF-Dokumente erfüllen diese Anforderung nicht. Sie müssten nach dem Transfer vom Empfänger manuell bearbeitet werden. Da Eingang und Verarbeitung von E-Rechnungen aber in der Theorie rein automatisiert ablaufen sollten, eignen sich dafür nur noch Dokumente, die IT-Systeme ohne manuelles Zutun verarbeiten können. Möglich ist das mit Dokumenten im sogenannten XML-Format.

Folgende Formate für E-Rechnungen sind in Deutschland zulässig

Zunächst ist für Dich wichtig: In Deutschland gibt es folgende XML-Dateiformate, die für E-Rechnungen zugelassen sind.

Die XRechnung ist EU-weit richtungsweisend und wird im öffentlichen Auftragswesen bereits genutzt. Jedoch bestehen XRechnungen aus kryptischen Zahlen- und Buchstabenfolgen, womit sie für Menschen unlesbar sind.
Alternativ dazu gibt es hierzulande noch das sogenannte ZUGFeRD-Format. Für E-Rechnungen eignet es sich ab Version 2.0.1. Erarbeitet wurde es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als Antwort auf die neuen EU-Vorgaben. Als Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei lässt es sich sowohl von IT-Systemen verarbeiten, als auch mit menschlichem Auge lesen.
Daneben eignet sich für E-Rechnungen auch noch das Datenformat EDI. Auch eine EDI-Datei ist ein strukturierter Datensatz, der auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert wird und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Für ihren Einsatz bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartner:innen.

Dass ZUGFeRD über einen Teil verfügen, der für Menschen lesbar ist, ist ein Vorteil gegenüber der XRechnung. Denn so wird rasch ersichtlich, worum es in der Rechnung geht. Und trotzdem liegt in ZUGFeRD, das aus zwei Datensätzen besteht, auch eine Schwäche. Zwischen den verschiedenen Teilen des Dokuments können Diskrepanzen auftreten. Deshalb solltest Du sie immer abgleichen. Somit kommt man auch beim ZUGFeRD nicht am Öffnen der XML-Datei vorbei. Wir zeigen Dir, wie das geht.

E-Rechnungen empfangen: So klappt es für Leistungserbringer:innen

Vom Gesetzgeber wird für E-Rechnungen kein gesonderter Übertragungsweg vorgeschrieben, um Rechnungsstellern und -empfängern mehr Flexibilität einzuräumen, wie das Bundesfinanzministerium informiert. Wir empfehlen Dir daher, Dich idealerweise vorab mit E-Rechnungsempfängern auf einen Übermittlungsweg zu einigen. Weil die vielfältigen Übertragungswege auch verwirren können, solltest Du einen Überblick bekommen, wie man E-Rechnungen empfangen kann:

der Versand der Dokumente per E-Mail
ein Datentransfer mittels elektronischer Schnittstelle
der gemeinsame Zugriff auf eine Cloud (damit ist ein interner Speicherort, etwa auf die unternehmensinterne Webseite, gemeint)
die Weiterleitung der Dokumente mittels Speichermedium, (z. B. USB-Stick)
die Möglichkeit des Hoch- und Herunterladens über ein Online-Portal

Vor allem der erste Übertragungsweg dürfte Dich aufatmen lassen, solltest Du eher wenig technikaffin sein: Selbst ein einfaches E-Mail-Postfach reicht aus, um E-Rechnungen zu empfangen und einzulesen.

Musst Du für den Empfang von E-Rechnungen etwas an Deinem E-Mail-Postfach ändern?

Die Antwort lautet schlicht und einfach: Nein. Um E-Rechnungen zu empfangen, reicht ein einfaches E-Mail-Konto aus, wie die Bundesregierung in ihrer Antwort auf eine Kleine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion im August 2024 verkündete (PDF). Wenn Du willst, kannst Du bei einem hohen Rechnungsaufkommen eine eigene Rechnungs-Mailadresse einrichten, um den Eingang der E-Rechnungen zu bündeln. Erhältst Du im Arbeitstag viele E-Rechnungen, gibt es aber auch dazu hilfreiche Dienste, wie wir Dir weiter unten im Artikel zeigen.

Wie es Dir gelingt, E-Rechnungen zu öffnen und auszulesen

Neben dem Empfangen von E-Rechnungen wird es zum Jahreswechsel auch verpflichtend, E-Rechnungen öffnen zu können. Wie gut, dass dies alles andere als ein Hexenwerk ist: Denn glücklicherweise gibt es im Digitalen für jede Anforderung ein entsprechendes Werkzeug. Und für das Lesen von E-Rechnungen gibt es gleich mehrere.

Die Programme unterscheiden sich dabei in kostenlose und kostenpflichtige. Wegen der Vielfalt möchten wir Dir zur Orientierung eine Auswahl der Programme kurz vorstellen.

Allen voran hat der Bund ein Programm zur Verfügung gestellt, mit dem sich E-Rechnungen problemlos einlesen lassen. Zu erreichen ist der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über das Steuerportal Elster. Mit dem E-Rechnungsprogramm des Bundes auf Elster lassen sich E-Rechnungen im Format XRechnung leicht visualisieren. Öffnest Du eine der genannten Webseiten, gelangst Du direkt zu einer Webseite, auf der sich die empfangene XRechnung hochladen lässt. Dafür muss sie einfach ins vorhergesehene Feld gezogen werden. Da der Dienst von Elster webbasiert ist, muss dafür auch nichts heruntergeladen werden.*

Zum Auslesen von E-Rechnungen gibt es einige Programme von Marktanbietern

Neben dem kostenfreien E-Rechnungsprogramm vom Bund auf Elster gibt es noch eine Reihe weiterer Programme von wirtschaftlich interessierten Unternehmen, die Du für das Öffnen und Anzeigen von E-Rechnungen nutzen kannst. Solltest Du nicht für ein Programm zahlen wollen, solltest Du darauf achten, dass viele dieser Dienste nur für einen Probezeitraum (meist 30 Tage) kostenfrei sind. Andere wiederum sind dauerhaft kostenlos, solange nur ein geringe Menge Rechnungen damit bearbeitet werden.

Mit diesen Diensten von Marktanbietern* kannst Du E-Rechnungen lesen und visualisieren:

Der Quba-Viewer ist für alle drei wichtigen Desktop-Betriebssysteme (Linux, Mac und Windows) geeignet, beim Mac allerdings nur für neuere Geräte (ab M1). Ähnlich wie beim Programm des Bundes lassen sich E-Rechnungen ganz bequem auf das Programmfenster ziehen, wo sie anschließend geöffnet werden. Der kostenlose Quba-Viewer zeigt die XML-Datei dann in einer tabellarischen Darstellung an. ZUGFeRD-Dateien lassen sich zudem in der PDF-Variante anzeigen und sind damit auch für jede:n lesbar.
Selbstständigen und kleineren Unternehmen mit einem niedrigen E-Rechnungsvolumen empfiehlt unter anderem chip.de das Programm WISO MeinBüro Rechnungen Free. Dies ist ein webbasierter Dienst – auf ihn lässt sich also online zugreifen. Nötig ist für ihn ein Nutzerkonto des Herstellers Buhl, das ebenfalls kostenlos ist. Zu finden ist die Websoftware hier. Und so geht WISO MeinBüro Rechnungen Free: Um E-Rechnungen zu entschlüsseln, muss hierzu auf der Benutzeroberfläche oben rechts der Kippschalter auf „E-Rechnung auslesen“ gestellt werden. Nun erscheint ein kleines Feld, in das eine entsprechende XML-Datei gezogen werden kann, um ausgelesen zu werden.
Aber auch portinvoice.com ist geeignet, wenn Du eher mit einem geringen Aufkommen an E-Rechnungen zu tun hast. Mit dem Programm kannst Du E-Rechnungen empfangen und prüfen. Täglich können hiermit bis zu zehn E-Rechnungen kostenlos validiert werden. Auch hier wird die E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ganz einfach hochgeladen, indem Du sie in ein dafür vorgesehenes Feld ziehst. Anschließend prüft der Dienst anhand auf 64 Parameter, ob die Vorgaben des XML-Formats erfüllt werden. Danach kann eine Kopie zur Ansicht heruntergeladen werden.

Diese Programme helfen Dir bei einem hohen Aufkommen an E-Rechnungen

Hast Du es im Arbeitsalltag mit vielen E-Rechnungen zu tun, wird ein kostenloses und im Umfang begrenztes E-Rechnungsprogramm Dir für den Umstieg womöglich nicht ausreichen. Entweder greifst Du hierfür direkt zu den kostenpflichtigen Varianten der oben genannten Beispiele und nutzt direkt eine umfangreichere Buchhaltungssoftware.

Zum Beispiel die E-Rechnungsplattform und das E-Rechnungspostfach des Software-Anbieters Datev. Um diese Dienste nutzen zu können, ist die Registrierung auf der Datev-E-Rechnungsplattform nötig. Zum aktuellen Zeitpunkt sollen den Nutzer:innen bis Ende Juni 2025 keine Kosten anfallen. Ab 1. Juli seien dann 25 Rechnungen kostenfrei, jede weitere würde dann laut Datev 50 Cent kosten.*

Auch Dienste von anderen Marktanbietern können Dir bei einem großen E-Rechnungsaufkommen helfen. Zu nennen ist z. B. das Programm Lexware Office, das über ein Buchhaltungssystem für E-Rechungen verfügt.

Du bist nun bestens gewappnet, um ab sofort E-Rechnungen empfangen und auslesen zu können. Demnächst im DMRZ.de-Blog zeigen wir dir, wie du E-Rechnungen selber erstellen kannst. Denn das wird in einem nächsten Schritt in der Transformation von der Papier- zu der E-Rechnung für Dich wichtig.

Allgemeiner Hinweis:Unsere Blogartikel dienen lediglich zur Information und bieten einen Überblick über das Thema. Trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung können wir keine Garantie auf Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen und Daten übernehmen. Konkrete Informationen findest Du unter den jeweils genannten Quellen.

* Bitte beachte, dass wir die verschiedenen Programme zum Lesen, Visualisieren und Validieren von E-Rechnungen und die jeweiligen Leistungspakete nicht im Detail überprüft haben. DMRZ.de übernimmt für Inhalte externer Websites, auf die wir verlinken, keine Haftung.