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Beschäftigungsverzeichnis (BeVaP) & Beschäftigtennummer (LBNR)
Ab spätestens 1. September 2024 wird für die Abrechnung von Pflegeleistungen die lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) benötigt. Wir erklären, was es mit der LBNR sowie mit dem Beschäftigungsverzeichnis (BeVaP) auf sich hat.
Inhaltsverzeichnis: Gebündeltes Wissen zum Beschäftigungsverzeichnis (BeVaP) und zur lebenslangen Beschäftigtennummer (LBNR)
Was ist das Beschäftigungsverzeichnis (BeVaP)? Was ist die lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR)?
Das Beschäftigungsverzeichnis (BeVaP) ist ein bundesweites Verzeichnis aller Pflegedienste, Betreuungsdienste und anderer Einrichtungen, die häusliche Krankenpflege, außerklinische Intensivpflege oder häusliche Pflegehilfe anbieten. Das Beschäftigungsverzeichnis soll dazu dienen, Leistungsnachweise zu digitalisieren und handschriftliche Belege abzuschaffen.
Im Beschäftigungsverzeichnis müssen Pflegekräfte aufgelistet werden und mit einer lebenslangen Beschäftigtennummer (LBNR) versehen werden. Diese 9-stellige Nummer dient der genauen Zuordnung der Pflegeperson oder Betreuungsperson und bleibt – vergleichbar mit der steuerlichen Identifikationsnummer – bis zum Lebensende erhalten.
Ihren Ursprung haben BeVaP und LBNR im 2020 beschlossenen Patientendaten-Schutz-Gesetz, welches die Telematikinfrastruktur maßgeblich voranbrachte. Gesetzlich verankert wurde das Verzeichnis schließlich im fünften Sozialgesetzbuch, und zwar unter § 293 Absatz 8 SGB V.
Im August 2022 ging das Beschäftigungsverzeichnis online. Für bestimmte ambulante Pflegeeinrichtungen ist das Verzeichnis und die Verwendung der Beschäftigtennummern verpflichtend. Ursprünglich war der 1. Januar 2023 der Termin, an dem das BeVaP und die LBNR verpflichtend sein sollten. Aber aufgrund Fristverlängerungen wurde dieser Termin auf den 1. September 2024 verschoben. Nahezu alle, die häusliche Pflegeleistungen oder Betreuungsmaßnahmen mit den Kassen abrechnen, müssen dann zwingend im BeVaP aufgeführt sein und pflegende Mitarbeiter mit einer LBNR führen. Wer das nicht tut, läuft Gefahr, dass abgerechnete Pflegeleistungen vom Kostenträger abgewiesen werden.
Beachten Sie: Auch Betreuungsdienste müssen demnach LBNR für ihre Mitarbeitenden anlegen, um ihre Leistungen einwandfrei abrechnen zu können! Die Neuerungen betreffen also nicht nur reine Pflegedienste.
Einrichtungen, die sich im Beschäftigungsverzeichnis registrieren müssen
Ins BeVaP müssen sich bis zum 1. September 2024 folgende Einrichtungen registriert haben:
Ambulante Pflegedienste und deren Beschäftigte, wenn diese Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V erbringen.
Ambulante Pflegedienste und deren Beschäftigte, wenn diese Leistungen der außerklinischen Intensivpflege nach § 37c SGB V erbringen.
Ambulante Betreuungsdienste und deren Beschäftigte, wenn diese Leistungen der häuslichen Pflegehilfe im Sinne von § 36 Absatz 1 SGB XI erbringen.
Einzelpflegekräfte, die Verträge mit den Pflegekassen nach § 77 Absatz 1 SGB XI abgeschlossen haben.
Nicht eingetragen werden Pflegeeinrichtungen und Pflegekräfte, die keine der oben genannten Leistungen anbieten sowie stationäre Pflegeeinrichtungen.
Wer eine lebenslange Beschäftigtennummer benötigt (und wer nicht)
Bei denen, die in das Beschäftigungsverzeichnis registriert sein müssen, müssen folgende Personen mit einer lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) aufgeführt werden:
Beschäftigte, die Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V erbringen
Beschäftigte, die Leistungen der außerklinischen Intensivpflege nach § 37c SGB V erbringen
Beschäftigte, die Leistungen der häuslichen Pflegehilfe im Sinne des § 36 Absatz 1 SGB XI erbringen
Auch jene Mitarbeiter, die eine dieser Leistungen erbringen, aber nicht angestellt, sondern als Leiharbeitende/ Zeitarbeitende beschäftigt sind, müssen mit einer LBNR im Verzeichnis aufgeführt werden. Laut eines Infobriefs des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) vom Juli 2022 seien die Leiharbeitenden „so zu behandeln, wie die eigenen, direkt bei einem Pflege- oder Betreuungsdienst oder dessen Träger angestellten Beschäftigten“.
Keine LBNR benötigen hingegen jene Beschäftigten eines der oben aufgeführten Einrichtungen, die keine der genannten Aufgaben übernehmen (z. B. Verwaltungskräfte). Darunter fallen auch Pflegekräfte, die ausschließlich Pflegekurse durchführen oder Beratungsleistungen erbringen.
Exakte Informationen, welche Einrichtungen oder Personen registriert werden müssen, finden Sie hier.
Korrekte Abrechnungen mit der neuen Beschäftigtennummer
Die LBNR hilft dabei, Leistungen transparent und unmissverständlich einem Leistungserbringer zuzuordnen. Aus diesem Grund, ist es ab dem 1. September 2024 notwendig, Abrechnungen mit der LBNR der jeweiligen Pflegeperson zu versehen.
Nutzen Sie DMRZ.de, um Ihre Pflegeleistungen mit den Kassen abzurechnen? Perfekt! Denn DMRZ.de ist für die korrekte Abrechnung mit LBNR schon lange konfiguriert. Der einwandfreien Abrechnung stand schon zum geplanten Start am 1. Januar 2023 nichts im Wege.
Sie können die LBNR Ihrer Mitarbeiter in Ihrem DMRZ.de-Zugang hinterlegen.
Nutzen Ihre Mitarbeiter die praktische Pflege-App von DMRZ.de, dann können Sie dank der Rückerfassung Ihrer Pflegekräfte per Smartphone viel Zeit bei den Abrechnungen sparen. Sobald Sie eine Leistung abrechnen, werden alle Daten – inklusive der LBNR der jeweiligen Pflegekraft – automatisch in einen neuen Abrechnungsfall übernommen.
Die LBNR eines Mitarbeiters lässt noch auf sich warten? Kein Problem: Eine Ersatz-Beschäftigtennummer ist automatisch hinterlegt und dient für die ersten Abrechnungen als Platzhalter, bis die korrekte LBNR verfügbar ist.
In der Pflegedokumentation von DMRZ.de wird die LBNR der Pflegekraft direkt auch in den Leistungsnachweisen eingefügt. Prüft das MDK, sind bei Ihnen alle Leistungsnachweise einwandfrei abgelegt.
So klappt die Eintragung ins Beschäftigungsverzeichnis und die Registrierung der Beschäftigtennummern
Laut des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) lassen sich LBNR sehr schnell generieren. Wartezeiten müsse man keine befürchten. Voraussetzung ist natürlich, dass man sich rechtzeitig um die Eintragung ins Beschäftigungsverzeichnis kümmert. Wir erklären Ihnen, wie das geht.
Seit August 2022 kann man sich als Pflegedienst über das BeVaP-Webportal registrieren. Die Verzeichnisstelle hat von August bis Oktober alle Pflege- und Betreuungsdienste hierzu postalisch angeschrieben. Sollten Sie noch keine Post erhalten haben, müssen Sie sich möglicherweise eigenhändig um die Registrierung kümmern. Nach Aussage des BfArM wird es nämlich keine weitere Post mehr geben.
Benötigt wird für das BeVaP-Webportal zur Authentifizierung eine Elster-Zertifikatsdatei. Hierzu ist ein Benutzerkonto bei „Mein Elster“ – der staatlichen Webanwendung für die elektronische Steuererklärung – zwingend notwendig. Über „Mein Elster“ lässt sich eine solche Zertifikatsdatei erstellen. Einzelpflegekräfte wählen hier als Option ein „persönliches Zertifikat“, Pflege- und Betreuungsdienste sowie Träger ein „Organisationzertifikat“. Da die Aktivierungsdaten per Post versendet werden, sollten Sie entsprechend Zeit einplanen, bevor Sie das BeVaP verwenden können.
Haben Sie „Mein Elster“ aktiviert, können Sie sich nun beim BeVaP registrieren. Wählen Sie zur Authentifizierung „Mit Elster-Konto registrieren“. Sie werden dann zu Ihrem Elster-Account weitergeleitet. Loggen Sie sich dort ein und schließen Sie die Authentifizierung ab, in dem Sie die Weitergabe Ihrer Daten bestätigen. Anschließend werden Sie wieder zurück zur BeVaP-Anwendung weitergeleitet.
Um die Registrierung im BeVaP abzuschließen, tragen Sie alle relevanten Daten Ihrer Pflegeeinrichtung ein. Zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos erhalten Sie im Anschluss eine Bestätigungsmail und müssen ein Passwort anlegen.
Sie können dann im Anschluss weitere Benutzerkonten mit unterschiedlichen Rollen anlegen. Beispielsweise können Sie unter Ihren Mitarbeitern „Benutzerverwaltende“ oder „Datenpflegende“ definieren.
Legen Sie zukünftig in Ihrem BeVaP-Benutzerkonto neue Pflegepersonen an, haben Sie die Möglichkeit, jeweils automatisch eine LBNR erstellen zu lassen. Sie können aber auch bestehende LBNR eintragen (falls die Pflegeperson schon vorher woanders ihr lebenslange Beschäftigtennummer erhalten haben sollte).
Weitere Informationen zum BeVaP und zu den LBNR finden Sie auf dieser Infoseite des BfArM.
