So werden Transportscheine richtig ausgefüllt und abgerechnet

Für Taxi- und Mietwagenunternehmen sowie Rettungsdienste sind Krankenfahrten und -transporte ein wichtiges Standbein – hier ist der Transportschein unerlässlich. Ohne einen Transportschein ist eine solche Fahrt nicht möglich. Ärgerlich, sollte die Verordnung einer Krankenbeförderung – so die offizielle Bezeichnung des als Muster 4 bekannten Transportscheins – falsch ausgefüllt worden sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Transportscheine korrekt ausfüllen bzw. worauf Sie bei der Überprüfung achten sollten. Und welche Änderungen der neue Transportschein vom Juli 2020 im Vergleich zu den älteren Fassungen hat.

Die Gründe für solche Verordnungen können unterschiedlich sein:

• bei einer stationären Behandlung, sofern eine medizinische Notwendigkeit vorliegt
• bei ambulant behandelten Patienten, die einen hohen Pflegebedarf haben oder sehr schwer erkrankt sind
• bei hochfrequenten Behandlungen über längere Zeit (z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien, Chemotherapien oder dergleichen)

Es gibt weit mehr Gründe, die für die Verordnung einer Krankenbeförderung sprechen. Was definitiv nicht von der Krankenkasse getragen wird, sind z. B. Fahrten zum Arzt, um lediglich Befunde oder Rezepte abzuholen. Und Patienten die einigermaßen mobil sind, werden in vielen Fällen ebenfalls keine Verordnungen erwarten können. 

• Was ist ein Transportschein?
• Die Gründe für den neuen Transportschein – gültig seit Juli 2020
• Der Übergang zum aktuellen Transportschein
• Das ist neu am aktuellen Transportschein
• Angabe des Behandlungstags und Entlassmanagemen
• Ausfüllhilfe für den Transportschein: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten
• Transportscheine abrechnen: Rückläufer vermeiden
• Besonderheiten zum Transportschein 2023
• Fazit zum neuen Transportschein

Die Krankenfahrt oder der Krankentransport wird auf dem als Muster 4 bekannten Formular verordnet. Hier geben Ärzte alle notwendigen Daten an, die für die Beförderung notwendig sind. Unter Umständen ist aber auch die Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig. Ist die Verordnung ausgestellt, kann der Patient bei einem entsprechenden Fahrdienst seine Fahrt durchführen. Je nach Lage kommt hier ein normales Taxiunternehmen in Frage. Aber auch spezialisierte Anbieter von Rollstuhl-, Tragestuhl- oder Liegendfahrten oder aber auch Anbieter von qualifizierten Krankentransporten können ggf. zum Einsatz kommen. Übrigens: Manche Fahrten sind für den Versicherten komplett unentgeltlich, manche zuzahlungspflichtig.

Der Transportschein dient später dazu, dass das Krankentransport-, Taxi- oder Krankenfahrt-Unternehmen die Beförderung des Patienten abrechnen kann. Also ohne eine gültige Verordnung zur Krankenbeförderung kann das Unternehmen keine Leistungen mit den Krankenkassen abrechnen. Ebenso ist es auch wichtig, dass das Muster 4 korrekt ausgefüllt wurde. Worauf Arztpraxen sowie Transportunternehmen beim Transportschein achten müssen, verrät Ihnen dieser Ratgeber.

Zu gesetzlichen Änderungen im § 60 SGB V (also des fünften Sozialgesetzbuchs) hat der Bundestag  angemerkt, dass beispielsweise Pflegeheime nicht über die notwendige räumliche und technische Ausstattung für komplexe diagnostische und therapeutische Leistungen verfügen würden. „Die betroffenen Versicherten sind daher auch weiterhin regelmäßig auf Krankenfahrten im Sinne des § 7 Absatz 1 der Krankentransport-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) zur ambulanten Behandlung angewiesen. Dies gilt auch für Pflegebedürftige und Menschen mit Behinderungen, die in ihrer eigenen Häuslichkeit leben.“

Voraussetzung war bisher immer, dass die Krankenkassen diese Fahrten im Vorfeld erst genehmigen müssen – was in diesen Fällen meist ohne Probleme funktionierte. Doch: „Dieses Verfahren führt zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand sowohl für die Versicherten und für die sie betreuenden Personen und Pflegeeinrichtungen als auch für die Krankenkassen. Vor diesem Hintergrund wird das Genehmigungsverfahren für mobilitätseingeschränkte vulnerable Patientengruppen durch die Einführung einer Genehmigungsfiktion grundlegend vereinfacht.“

Diese neue „Genehmigungsfiktion“ sorgt dafür, dass bestimmte Fahrten auch ohne vorherige Absprache mit den Kostenträgern verordnet werden können. Gemeint sind damit die Fahrten zu ambulanten Behandlungen (und wieder zurück) für dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigte Versicherte. Hierbei handelt es sich um Versicherte, die eine der folgenden Bedingungen aufweisen:

• Schwerbehindertenausweis mit dem Merkzeichen „aG“ (außergewöhnliche Gehbehinderung), „Bl“ (Blindheit) oder „H“ (Hilflosigkeit)

• Pflegegrad 4 oder 5

• Pflegegrad 3, sofern man zuvor bereits mit Pflegestufe 2 eingestuft wurde (Hinweis: Die alten Pflegestufen wurden am 1. Januar 2017 durch die neuen Pflegegrade abgelöst.)

• Pflegegrad 3, sofern ärztlich eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung festgestellt wurde.

Für alle Versicherte, auf die keine dieser Bedingungen zutrifft, ist weiterhin eine vorherige Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig.

Eine weitere Ausnahme: Ist der Versicherte als dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigt eingestuft, benötigt aber Fahrten zu hochfrequenten Behandlungen (wie z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien oder Chemotherapien), dann bleibt die Verordnung weiterhin genehmigungspflichtig. Egal, welchen Pflegegrad der Versicherte besitzt.

Die Fassung von 2019 war aber nicht ohne Fehler und Gedankenlücken. Folgende Angaben konnte ein Fahrunternehmen auf dem Schein beispielsweise nicht vornehmen:

• Tritt der Fall „Merkzeichen aG, Bl, H, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5“ ein, muss eine solche Verordnung aufgrund der neuen Genehmigungsfiktion nicht mehr vom Kostenträger genehmigt werden. Auf dem 2019er Vordruck war dieser genehmigungsfreie Fall fälschlicherweise im Bereich „Genehmigungspflichtige Fahrten“ zu finden.

• Die Spalte, in der auf der Rückseite alle Fahrten aufgelistet werden, bot keinen Platz für den Einzelpreis jeder einzeln durchgeführten Fahrt, für die gefahrenen Kilometer, für mögliche Wartezeiten oder für die Höhe von Zuzahlungen. Auch konnte ein Fahrdienst nirgendwo die Positionsnummer der jeweiligen Transportleistung angeben. Für all diese Angaben bot es sich höchstens an, das Feld „Rechnungsnummer“ (ganz unten) zu missbrauchen. Experten empfahlen hier Schreibweisen wie z. B. „12 km = 27,20 € x 2 = 54,40 € ./. ZZ 10,- €“.

Das neue Muster 4, das seit dem 1. Juli 2020 gilt, hat diese Kinderkrankheiten bis zu einem gewissen Grad beseitigt. Die grundsätzlichen Pläne des 2019 eingeführten Transportschein wurden hier in optimierter Form fortgeführt. Das neue Muster 4 ist in der praktischen Nutzung vor allem einfacher und effektiver.

Nach Aussage des Bundesverbands Taxi und Mietwagen hatte man für die Einführung des neuen Musters 4 ursprünglich den 1. Oktober 2020 angedacht. Der 1. Juli 2020 als entgültiger Starttermin war dann aber so kurzfristig gewesen, dass man Angst hatte, dass die Druckversion des Formulars nicht wie geplant zum Start flächendeckend vorliegen würde. Um Ärger mit den Abrechnungen zu vermeiden, hat der GKV-Spitzenverband im Juli mitgeteilt, dass noch bis zum 31.12.2020 die alten Vordrucke genutzt werden durften. Im gleichen Atemzug wurde aber auch mitgeteilt, dass diese Übergangsregelung für die Kostenträger „nicht zwingend bindend“ sei oder eher eine „Empfehlung“ ist (Quelle: taxi heute).

Übrigens: Rechtzeitig zur Einführung des neuen Musters 4 war DMRZ.de selbstverständlich bereits auf dem aktuellsten Stand. Die Eingabemaske zur Abrechnung von Krankenbeförderungen orientiert sich nun nach dem Aussehen des neuen Transportscheins von 2020. Abrechnungen gehen so noch einfacher von der Hand. Unsere innovative Texterkennung funktioniert auch mit den neuen Verordnungen nahtlos: Fotografieren Sie das Muster 4 mit der App-Funktion „SmartSnapp“, laden Sie die Scans ins DMRZ.de-System hoch und erstellen Sie mit wenigen Klicks die Abrechnung Ihrer Fahrten. So einfach!

Der seit 1. Juli 2020 gültige Transportschein weist folgende Merkmale auf:

• Während das ganz alte Muster 4 noch im Querformat war, sind die neueren Fassungen (2019 und 2020) im Hochformat.

• Alle auszufüllenden Felder wurden strukturierter angeordnet. Das wurde mit dem neuen Muster 4 im Juli 2020 noch weiter optimiert. (Im Großen und Ganzen hat sich aber das Aussehen im Vergleich zur 2019er Fassung nicht stark geändert.) Unter anderem wurden einzelne Formulierungen etwas überarbeitet: Zum Beispiel wurde unter „Begründung/Sonstiges“ (bisher nur „Sonstiges“) auch „Gewicht bei Schwergewichttransport“ als Beispiel hinzugefügt.

• Bei dem Muster 4 von 2019 kam das Missverständnis auf, dass die Angaben „Rollstuhl“, „Tragestuhl“ und „liegend“ nur für Taxi/Mietwagen ausgewählt werden konnten. Auf dem neuen Transportschein von 2020 wurde unter „3. Art und Ausstattung der Beförderung“ die Darstellung entsprechend geändert, so dass nun ersichtlich ist, dass diese Ausstattung für alle Beförderungsmittel angegeben werden kann.

• Bereits seit der Fassung von 2019 ist es (vor allem für Patienten) weit einfacher zu sehen, ob eine genehmigungsfreie oder genehmigungspflichtige Fahrt verordnet wurde.

• Es gibt nun mehr Platz für bestimmte Angaben. Beispielsweise ist unter „3. Art und Ausstattung der Beförderung“ das Feld zur Begründung für die Nutzung eines Krankentransportwagens (KTW) nun zweizeilig. Außerdem wurde bemängelt, dass mit dem Transportschein von 2019 weniger Fahrten eingetragen werden konnten. Mit dem neuen Muster 4 gibt es Platz für zwei Fahrten mehr.

• Krankenfahrten bei dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung sind nun unter „Genehmigungsfreie Fahrten“ (unter 1b auf dem neuen Vordruck) zu finden. Hierbei handelt es sich um Krankenfahrten zur ambulanten Behandlung mit Taxi oder Mietwagen für Patienten mit Merkzeichen „aG“, „Bl“, „H“, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5. Diese sind bereits seit 2019 genehmigungsfrei, doch das Angabefeld ist derzeit fälschlicherweise noch unter den „Genehmigungspflichtigen Fahrten“ zu finden.

• Mit dem neuen Transportschein können nun endlich wieder der Gesamt-Brutto-Preis sowie die Zahlungskosten angegeben werden. (Diese Felder waren früher selbstverständlich, sind aber mit der Fassung von 2019 weggefallen.)

• Der neue Verordnungsvordruck bietet endlich wieder die Angabe von Positionsnummern. Und zwar zwei Positionsnummern samt Anzahl und Kilometer der Einzelfahrt an. (Zur Info: In der vorletzten Fassung konnten sogar vier verschiedene Leistungen aufgeführt werden. Es bleibt abzuwarten, ob die entsprechenden Felder des aktuellen Vordrucks in der Praxis ausreichen werden.)

Unter „2. Behandlungstag/Behandlungsfrequenz und nächsterreichbare, geeignete Behandlungsstätte“ musste in der Regel immer der Behandlungstag angegeben werden. Seit Juli 2020 gibt es hier aber eine Ausnahme: Ist bei genehmigungsfreien Fahrten der Behandlungstag nicht bekannt, kann auf diese Angabe verzichtet werden. Möglich ist das beispielsweise bei der Überweisung zu einem Facharzt oder bei der Terminvergabe über die Terminservicestelle.

Eine weitere Neuerung sind Verordnungen im Umfeld des sogenannten Entlassmanagements: Der Gemeinsame Bundesausschuss hat beschlossen, dass Krankenhäuser nach einer stationären Behandlung Entlassfahrten verordnen dürfen, sofern das medizinisch notwendig ist.

Im Folgenden finden Sie eine Ausfüllhilfe für das Muster 4 (gültig seit Juli 2020).

Ausfüllhilfe für die Rückseite des Transportscheins

Ist ein Transportschein falsch ausgefüllt, ist der Ärger groß. Denn Fahrer und Taxiunternehmer dürfen Korrekturen auf der Vorderseite der Verordnung nicht selber vornehmen. Nur der behandelnde Arzt darf den Krankentransportschein ausfüllen, ergänzen und ändern. Ist eine Verordnung fehlerhaft, sorgt das später bei der Abrechnung mit der Krankenkasse für Rückläufer und somit zu Verzögerungen bei der Auszahlung.

Praktisch: Rechnen Sie als Taxiunternehmen oder Krankentransportdienst über DMRZ.de mit den Krankenkassen ab, warnt Sie eine Plausibilitätsprüfung vor fehlerhaften Angaben. Und das noch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.

Für 2023 hat der Bundesverband Taxi und Mietwagen noch einmal betont, worauf zukünftig beim Transportschein besonders geachtet werden muss. Die wichtigsten Ratschläge sind:

• Notwendigkeit und Wahl der Transportmittel: Ärzte müssen bei der Verordnung nach wie vor das Wirtschaftlichkeitsgebot im Blick behalten. Es muss immer wieder gefragt werden, ob eine Beförderung aus medizinischen Gründen zwingend notwendig ist und welches Transportmittel hierfür erforderlich ist.

• Verordnung im Notfall und im Eilfall: In Notfällen (bei Lebensgefahr) und Eilfällen (Befürchtung schwerer gesundheitlicher Schäden) darf eine Verordnung auch nachträglich erfolgen.

• Genehmigung außerhalb der Geschäftszeiten: Es gibt bei genehmigungspflichtigen Fahrten eine Ausnahme, nach der die Genehmigung nachträglich eingeholt werden darf. Das ist bei „akuten Erkrankungen“ so, wenn zum aktuellen Zeitpunkt die Geschäftsstellen der Kassen gar nicht zu erreichen sind (z. B. wochenends oder nachts). Das wäre laut des Bundesverbands Taxi und Mietwagen von den Spitzenverbänden der Krankenkassen beschlossen worden.

• Beförderung bei ambulanten Operationen: Ambulante Operation nach § 115 b SGB V sollen auf dem Transportschein unter „anderer Grund“ angegeben werden. Auf früheren Fassungen des Muster 4 gab es hierfür ein extra Ankreuzfeld, aber seit 2020 nicht mehr.

• Abweichender Behandlungsort: Die Krankenkassen übernehmen Fahrten zu und von abweichenden Behandlungsorten nur, wenn diese unter „Behandlungsstätte“ ausdrücklich genannt werden.

• Unterstützung der Patienten zum Thema Zuzahlungsbefreiung: Patienten sollten vom Fahrdienst ausführlich zur Zuzahlungsbefreiung beraten und beim erforderlichen Genehmigungsverfahren aktiv unterstützt werden.

Im Zuge der Einführung des 2019er Transportscheins hat die Branche der Taxi-/Mietwagen-Unternehmen sowie der Krankentransport-Anbieter einige Mängel des aktuellen Musters 4 aufgezeigt. Manches ist auch mit der im Juli 2020 eingeführten Verordnung einer Krankenbeförderung noch nicht gelöst: Beispielsweise lassen sich auf der Verordnungs-Rückseite die Einzelpreise der einzelnen Fahrten nicht angeben. Auch mögliche Wartezeiten können hier nicht aufgeführt werden. Im Großen und Ganzen wurden aber die meisten Wünsche der Branche umgesetzt und die wichtigsten Kinderkrankheiten wurden erfolgreich beseitigt.