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Krankentransport
Taxi-/Mietwagen: Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) im Überblick
Jedes Jahr entgehen dem Staat wegen manipulierter Registrierkassen Umsatzsteuereinnahmen in Milliardenhöhe. Die 2020 eingeführte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) soll dem einen Riegel vorschieben. Mit ihr kam die Technische Sicherungseinrichtung (TSE) in Gebrauch, die seitdem vor allem in Einzelhandel und Gastronomie angewandt wird. Nun kommt sie auch auf Taxi- und Mietwagen-Unternehmen zu. Wir zeigen Dir, was es mit der TSE auf sich hat und worauf sich Fahrer:innen von Taxis oder Mietwagen einstellen müssen.
Was ist die TSE und wie funktioniert sie?
Die Technische Sicherheitseinrichtung soll gewährleisten, dass Kassensysteme nicht manipuliert werden können. Gesetzliche Grundlage hierfür ist die Notwendigkeit einer lückenlosen und unveränderbaren Dokumentation aller Kassenvorgänge, die in Paragraf 145 der Abgabenordnung (AO) vorgeschrieben wird. Ihr zufolge muss sich jedes Geschäftsereignis in seiner Entstehung und Abwicklung genau nachvollziehen lassen.
Die TSE besteht aus drei Komponenten:
- einem Sicherheitsmodul
- einem Speichermedium und
- einer digitalen Schnittstelle
Mit ihnen sorgt die TSE für eine lückenlose und verschlüsselte Signatur, mit der sich jeder einzelne Geschäftsgang sicher dokumentieren lässt. Anschließend werden die Daten über eine Schnittstelle an die Finanzverwaltung weitergegeben. Relevante Aspekten eines Geschäftsvorgangs sind:
- der Zeitpunkt der Transaktion, inklusive Datum und Uhrzeit
- die Art des Vorgangs, also eine Fahrt oder ein Storno
- der abgerechnete (oder nicht abgerechnete) Betrag des Vorgangs
- eine fortlaufende Transaktionsnummer
Mit Jahresbeginn 2026 wird die TSE für Taxi- und Mietwagenunternehmen Pflicht
Eigentlich sollten Taxameter (Fahrpreisanzeiger nach § 28 BOKraft) bereits seit dem 1. Januar 2024 durch eine TSE gesichert sein. Die Frist wurde vom Bundesfinanzministerium jedoch auf den 1. Januar 2026 verschoben. Denn seine Verantwortlichen mussten sich eingestehen, dass eine flächendeckende technische Umsetzung der TSE in Taxametern bis zur ursprünglich gesetzten Frist nicht realistisch umsetzbar sein kann. Bis zum Stichtag 31.12.2025 gilt nun gesetzlich eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung für all jene Taxi- und Mietwagenunternehmen, die die TSE noch nicht nutzen. Darüber informierte derLandesverband Bayerischer Taxi- und Mietwagenunternehmen. Ab 2026 dürfen elektronische Aufzeichnungssyteme ohne TSE nicht mehr verwendet werden.
Dazu gehören auch Insika-Systeme, dem bisherigen Standard im Taxi- und Mietwagengewerbe zur Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. Das Akronym steht für „Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme“. Insika-Systeme funktionieren mittels einer Technologie, die jedoch die Anforderung der Kassensicherungsverordnung anders als die TSE nicht erfüllt. Noch bis Ablauf der Frist zur flächendeckenden Verpflichtung für die TSE dürfen Insika-Systeme genutzt werden. Mit der Pflicht zur TSE werden sie dann jedoch final von der TSE abgelöst. Wer gegen die Umstellung verstößt, muss damit rechnen, dass dies als Steuerordnungswidrigkeit gewertet wird. Dann drohen Geldbußen bis zu einem Betrag von 25.000 Euro, wie taxi-times.com schreibt.
Mit dem Einbau der TSE in Taxis und Mietwagen werden Finanzamt-Meldepflichten wichtig
Beachten sollten Taxi- und Mietwagenunternehmen, dass nach der Installation der TSE Mitteilungspflichten gegenüber dem Finanzamt bestehen. Für TSE-Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft und installiert wurden, gilt eine Meldepflicht bis spätestens 31. Juli 2025. Für später installierte TSE gilt eine Meldepflicht, die innerhalb eines Monats nach der Einrichtung des Systems erfolgen muss. Hierbei ist es ratsam, dass Du eine:n Steuerberater:in frühzeitig in den Meldeprozess einbeziehst. Denn dadurch kannst Du steuerliche Nachteile betreffend der Meldung von TSE-Daten weitestgehend vermeiden.
TSE-Daten unterliegen der Aufbewahrungspflicht steuerlicher Unterlagen
Wichtig wird es für Dich auch, die per TSE aufgezeichneten Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß und vor äußeren Einflüssen geschützt für zehn Jahre aufzubewahren. Denn sie unterliegen der Aufbewahrungspficht steuerlicher Unterlagen. Geschehen kann dies etwa lokal, das heißt auf Festplatten oder Servern. Andererseits funktioniert es aber auch extern, also in einer Cloud. Beachten solltest Du, notwendige Backups oder System-Updates unbedingt durchzuführen, um einen potenziellen Datenverlust im Laufe der nötigen Aufbewahrungsdauer auszuschließen.
Für die TSE gibt es verschiedene Modelle und Anbieter
Auf dem Markt für TSE-Systeme haben sich schon verschiedene TSE-Anbieter etabliert. Zu ihnen gehören Hersteller von Wegstreckenzähler-Systemen, wie etwa Hale oder Taxitronic. Daneben gibt es jedoch auch noch einige Reihe unabhängiger Anbieter, wie Fiskaly, fms oder Gefos.
Generell teilen sich die Angebote von TSE-Anbietern in zwei Segmente auf:
- Hardwarebasierte TSE: Sie sind in die Geräte zur Wegstreckenmessung integriert.
- Nachgelagerte TSE: Das bedeutet, die Systeme erfassen Geschäftsvorfälle zunächst im Taxameter. Gespeichert werden sie jedoch in einem zweiten Schritt in der Vermittlungs- oder Betriebssoftware.
Mit diesen Kosten musst Du für den Einbau einer TSE in Taxen und Mietwagen rechnen
Steigst Du auf die TSE um, müsstest Du dafür mit Mindestkosten von rund 500 Euro pro Fahrzeug rechnen, wie taxi-heute.de informiert. Teurer könnte es jedoch werden, wenn für Taxameter oder Betriebssoftware Modernisierungen anfallen: Dann könnten sich die hierfür notwendigen Kosten schnell auf 1500 Euro oder mehr belaufen. Für den Einbau sollten Taxi- und Mietwagen-Unternehmen mindestens einen halben Werktag einplanen. Komplizierte Installationen können aber durchaus mehr Zeit beanspruchen, berichtet das Online-Branchenblatt weiter.
