Heilmittelpraxis gründen (7): Software und Abrechnung von Leistungen

Wir haben Dir im Teil 6 unserer Blogserie einen umfassenden Überblick über alles gegeben, was Du zur Gründung Deiner Heilmittelpraxis erledigen musst. In diesem Teil erklären wir, was es mit der Abrechnung von Heilmittelleistungen auf sich hat und welche Methoden es hierfür gibt. Außerdem erfährst Du, welche Software für eine Physiotherapiepraxis oder eine andere Heilmittelpraxis sinnvoll ist.

Heilmittelleistungen abrechnen

Um als Heilmittelerbringer*in an das verdiente Geld zu kommen, gibt es zwei Wege: Entweder Du stellst eine Rechnung an den*die Patient*in aus (z. B. bei Zuzahlungen oder bei Privatleistungen) oder rechnest die Leistungen mit den jeweiligen Kostenträger ab (in der Regel Kassenleistungen und meist die Gesetzliche Krankenversicherung des*der Patient*in). Wie hoch jede Kassenleistung vergütet wird, wird in Rahmenverträgen geregelt, die zwischen den Kassen und den Berufsverbänden geschlossen werden.

Wie Leistungen mit den Kostenträgern abgerechnet werden, bestimmt § 302 SGB V (Fünftes Sozialgesetzbuch). Dieser Passus befasst sich mit der „Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer“, worunter auch die Heilmittelerbringer*innen fallen. Diese sind verpflichtet, den Kostenträgern ihre erbrachten Leistungen „im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern“ mitzuteilen. Hierunter fallen unter anderem Informationen wie die Art der Leistungen, das Genehmigungsdatum, genaue Angaben zu den Terminen, die Positionsnummern, Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS), Nummer des behandelnden Arztes und weitere. Wer diese Daten nicht per Datenträgeraustauschverfahren (DTA) den Kassen bzw. Kostenträgern übermittelt, muss mit Rechnungskürzungen in Höhe von bis zu 5 Prozent rechnen.

Diese beiden Optionen hast Du, deine Kassenleistungen mit den Kostenträgern abzurechnen:

+ Die Selbstabrechnung ist weit preiswerter als die vollständige Abtretung dieser Aufgabe an einen Dienstleister

+ Du behältst die Kontrolle und den Überblick über alle Vorgänge

+ Umfassende Hilfestellung (vergleichen zur Nutzung einer Software ganz ohne einen Dienstleister)

- Selbsteingabe (sollte aber dank des Supports des Anbieters reibungslos ablaufen)

+ Vollständiges Auslagern des Abrechnungsprozesses

- Du gibts die gesamte Verantwortung ab und hast den gesamten Prozess nicht mehr im Blick

- Meist mit höheren Kosten verbunden

Vielleicht ist ja das Deutsche Medizinrechenzentrum (DMRZ.de) der richtige Anbieter für Dich und Deine neue Praxis. Du behältst über deine Abrechnungen die volle Kontrolle – wirst dabei aber nicht allein gelassen. Die Online-Abrechnung mit DMRZ.de funktioniert schnell und einfach: Dank unseres Vertragsmanagements sind alle relevanten Daten bereits im System hinterlegt und eine Plausabilitätsprüfung warnt bei möglichen Fehleingaben. Außerdem musst Du nichts installieren, sondern rechnest über einen Browser deines Computers oder Tablets ab – egal, wo Du Dich befindest.

Mehr Zeit für die Patienten!

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Die passende Software zur Terminplanung und Therapiedokumentation

Neben der Abrechnung Deiner Leistungen ist es wichtig, sich entsprechend zu organisieren. Mit Hilfe von Kalendern, Mailprogrammen, Messenging-Apps und vielen mehr behältst Du immer den Überblick über Deine Praxis – insbesondere dann, wenn Du noch andere Mitarbeiter haben solltest. Steht die Gründung soweit fest, solltest Du rechtzeitig überlegen, welche Software du einsetzt. Folgende Anwendungen sind in einer guten Heilmittelpraxis wichtig:

• Terminkalender: Anstatt irgendeine Termin-App zu nutzen, solltest Du eine für Heilmittelerbringer*innen optimierte Kalender-Software einsetzen. Achte darauf, dass Du hiermit sowohl die Therapeut*innen als auch die Räume verwalten kannst. Der Terminkalender muss sich so anpassen lassen, wie Du ihn benötigst. Weitere wichtige Funktionen sind Terminzetteldruck, Tools zur Onlinebuchung und das Anlegen von Serienterminen.

• Therapiedokumentation: Die Dokumentation aller Behandlungen ist für Heilmittelerbringer*innen gesetzlich vorgeschrieben. Damit das einwandfrei klappt, solltest Du aber keine simple Textanwendung oder dergleichen nutzen, sondern eine passende Software zur Therapiedokumentation. Die Dokumentationen können dann idealerweise direkt während der Behandlungen digital vorgenommen werden. Achte darauf, dass die eingesetzte Software dich bei der Protokollierung umfassend unterstützt und Du nicht unnötig viel Zeit für die Dokumentation verschwendest.

• Therapieberichte: Sofern vom Arzt in der Heilmittelverordnung angefordert, musst du auch Therapieberichte an den Arzt erstellen. Ideal und zeitsparend ist, wenn die Therapieberichte in Zusammenarbeit mit der Dokumentation erstellt werden können: Die Anwendung, die Du zur Erstellung des Therapieberichts nutzt, greift automatisch alle relevanten Daten der Therapiedokumentation ab, so dass Du mit wenig Zeit und Aufwand den Bericht fertig hast.

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Freue dich schon auf den nächsten Teil unserer Praxisgründungs-Serie für Heilmittelerbringer*innen! Dann geht es darum, wie Du passende Mitarbeiter findest und worauf Du dabei achten musst.

Die bisherigen Artikel der Serie „Heilmittelpraxis gründen“

1. Erste Gedanken und Entscheidungen

2. Die passende Rechtsform finden

3. Die perfekte Standort- & Marktanalyse

4. Die Kassenzulassung im Überblick

5. Praxis und Ausstattung bei Kassenzulassung

6. Gesetze, Anmeldungen, Versicherungen

7. Software und Abrechnung von Leistungen

8. So findest Du Deine ersten Mitarbeiter*innen

9. Marketing und Kommunikation

10. Businessplan und Kapitalbedarfsplanung