Als Leistungserbringer:innen E-Rechnungen erstellen und versenden

Im letzten Beitrag haben wir gezeigt, wie E-Rechnungen empfangen und ausgelesen werden. Denn das sollten Therapeut:innen, Fahrdienste, Hilfsmittellieferanten und -hersteller sowie andere Leistungserbringer:innen seit dem 1. Januar können. In einem späteren Schritt des Umstiegs von Papier- auf E-Rechnungen wird es für Dich aber auch wichtig, E-Rechnungen zu erstellen. Doch das dauert noch etwas: Erst ab 1. Januar 2028 musst Du E-Rechnungen an Geschäftskund:innen ausstellen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Welche das sind, erfährst Du hier im DMRZ-Blog. Doch schon jetzt werden die ersten E-Rechnungen versendet – und auch Du kannst selbstverständlich schon jetzt damit beginnen.

Heute möchten wir Dir erklären, wie Du E-Rechnungen erstellen und an Kund:innen versenden kannst. Hierfür machen wir Dich mit einigen Programmen für die E-Rechnungsstellung bekannt und zeigen, welche Dienste sich am besten für Deine speziellen Anliegen im Arbeitsalltag eignen. Zudem erfährst Du, worauf es bei der Archivierung von E-Rechnung ankommt.

Wir empfehlen: Lege ein Format für E-Rechnungen mit den Empfänger:innen fest

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei und entspricht der Norm EN 16931, doch XML-Dateiformate gibt es mehrere:

• Die XRechnung

• Das ZUGFeRD-Format

• Das EDI-Format

In welchem dieser Formate Du E-Rechnungen an Kund:innen verschickst, ist Dir überlassen. Denn sie alle erfüllen die Bedingungen der neuen Rechnungsform. Mit der XRechnung (oder auch X-Rechnung) entscheidest Du dich für die EU-weit richtungsweisende Option, jedoch ist es ein reiner Datensatz und damit nur maschinenlesbar. ZUGFeRD-Rechnungen dagegen besitzen noch einen für Menschen lesbaren PDF-Teil.

Weil sich das am besten im Austausch klären lässt, empfehlen wir: Suche den Kontakt zu Deinen Kund:innen, bevor Ihr euren Rechnungsverkehr von Papier- auf E-Rechnungen umstellt. Dabei empfehlen wir:

1. Ein Format für E-Rechnungen festzulegen.

2. Einen Übermittlungsweg zu bestimmen.

So kannst Du E-Rechnungen an Kund:innen versenden

E-Rechnungen kannst Du auf verschiedenen Wegen an die Kund:innen schicken, weil vom Gesetzgeber kein Übertragungswegvorgegeben ist.

Versenden kannst Du E-Rechnungen deshalb:

• per E-Mail

• via elektronischer Schnittstelle

• mittels Upload in eine Cloud

• auf einem Speichermedium (z. B. USB-Stick)

• per Up- und Download über ein Online-Portal

Einige Marktanbieter stellen Dir Programme zur Verfügung, mit denen Du E-Rechnungen erstellen und am selben Ort via E-Mail, Kopplung an eine elektronische Schnittstelle oder weiteren Möglichkeiten versenden kannst (mehr dazu weiter unten).

E-Rechnungen erstellen ab 2028: Weshalb Du dich früh vorbereiten solltest

Zunächst aber erinnern wir uns daran, dass E-Rechnungen erst ab einem Brutto-Rechnungsbetrag von 250 Euro zwischen B2B-Kund:innen nötig werden. Auch sind Deine DTA-Abrechnungen mit Krankenkassen und übrigen Kostenträgern nicht von der Reform betroffen, da sie bereits gesetzeskonform elektronisch verarbeitet werden – etwa mit der Onlineabrechnung von DMRZ.de.

Für ein geringes Aufkommen an E-Rechnungen eignen sich kostenlose Tools

Ein schlichtes und kostenloses Programm zum Erstellen von E-Rechnungen bietet z. B. der Onlinedienst PDF24*. Mit ihm sollst Du E-Rechnungen im Format ZUGFerD oder XRechnung erzeugen können. Auf einer einfachen Benutzeroberfläche lassen sich Rechnungsdaten und Angaben zu Rechnungssteller:in und -empfänger:in einfach in die vorgesehenen Felder eingeben. Ein Nutzerkonto sei nicht zwingend notwendig.

Und so erstellst Du eine E-Rechnung mit PDF24:

1. Öffne die Website tools.pdf24.org und wähle das Tool „E-Rechnungen erstellen“

2. Fülle alle entsprechenden Felder aus, um deine Rechnung zu erstellen. Wähle am Ende auch das gewünschte E-Rechnungs-Format?

3. Klicke auf das blaue Feld „Rechnung erstellen“ ganz unten rechts.

4. Nun kannst Du die E-Rechnung herunterladen.

Außerdem sollen sich E-Rechnungen mit PDF24 speichern und in einem Datenmanager ablegen lassen. Weil viel mehr mit dem Programm aber nicht möglich ist, eignet es sich für Dich eher, wenn Du bloß ab und zu eine E-Rechnung erstellen musst.

Mit diesen Programmen von Marktanbietern erstellst und versendest Du E-Rechnungen

Solltest Du öfter E-Rechnungen stellen und an Geschäftskund:innensenden, sind die umfangreicheren Programme* von Marktanbietern eher etwas für Dich. Auch mit einigen von ihnen kannst Du E-Rechnungen kostenfrei entwerfen und verschicken. Weitere Funktionen müssten kostenpflichtig dazu gebucht werden. Und so unterscheiden sich die Programme voneinander:

Außerdem kannst Du auch die E-Rechnungsplattform des Anbieters Datev nutzen. Für die gesonderte Datev-E-Rechnungsschreibung sollen Dir 5 €/kalenderjährlich pro Vertrag berechnet werden. Mit ihr kannst Du E-Rechnungen auch versenden.

Eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen bietet die E-Rechnungsschreibung von Datev jedoch nicht, dafür aber die E-Rechnungsplattform des Anbieters. Aber worauf kommt es bei der Archivierung eigentlich an?

E-Rechnungen archivieren: Das solltest Du dabei beachten

Ähnlich wie Papierrechnungen müssen auchE-Rechnungen richtig aufbewahrt werden. Stichwort ist die „revisionssichere Archivierung“. Dem Gesetz nach musst Du E-Rechnungen zehn Jahre lang archivieren. Sie einfach lokal auf der Festplatte zu speichern, reicht laut den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), die das Bundesfinanzministerium online bereitstellt, nicht aus.

Und das, weil:

• Es an Schutz vor Manipulation oder unabsichtlichem Löschen der Dokumente mangelt.

• Änderungen am Dokument nicht protokolliert werden.

• Backups und Schutz vor technischen Fehlern wie Hardware-Ausfällen nicht gegeben sind.

Auch bei der Archivierung von E-Rechnungen können Dir eine Buchhaltungssoftware oder andere Programme von Marktanbietern helfen. Darunter auch das Programm WISO MeinBüro E-Rechnungen, das wir im letzten Beitrag bereits vorgestellt haben. Aber auch mit dem E-Rechungspostfach von Datev sollen sich E-Rechungen GoBD-konform archivieren lassen.

Allgemeiner Hinweis:  Unsere Blogartikel dienen lediglich zur Information und bieten einen Überblick über das Thema. Trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung können wir keine Garantie auf Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen und Daten übernehmen. Konkrete Informationen findest Du unter den jeweils genannten Quellen.

* Bitte beachte, dass wir die verschiedenen Programme zum Lesen, Visualisieren und Validieren von E-Rechnungen und die jeweiligen Leistungspakete nicht im Detail überprüft haben. DMRZ.de übernimmt für Inhalte externer Websites, auf die wir verlinken, keine Haftung.

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